Cómo administrar los suministros escolares y mantener un inventario

Cómo administrar los suministros escolares y mantener un inventario

Parte de mantener una eficiente educación es asegurar que todos tengan acceso a las herramientas que necesitan. Si bien puede ser difícil decidir de qué herramientas puede beneficiarse más un salón de clases, un recurso que todos utilizan es el materiales educativos. Pero cuando todos necesitan acceso a la misma sala de suministros, ¿cómo se evita que se abuse de ella?

Gestión de los suministros escolares

El material de educación es fácil de usar y más fácil de agotar. Papel, bolígrafos, tintas, tóner, grapas, cinta adhesiva, clips y más son todos importantes, pero pueden convertirse en una molestia si no se controlan. Además, es posible que sus empleados tomen demasiados suministros de oficina a la vez, lo que puede llevar a un exceso de pedidos y gastos.

La flexibilidad del lugar de trabajo puede aumentar estos problemas. ¿Cómo debería regular el uso de los suministros cuando algunos empleados trabajan a distancia durante una parte o toda la semana?

¿Busca mejores formas de administrar sus suministros de oficina? Vea nuestras estrategias a continuación:

Limitar el acceso a los suministros

Empieza por mejorar el sistema de organización que ya tienes. ¿Cómo lleva actualmente el seguimiento de los suministros? Las salas de suministros abiertas, aunque son grandes en teoría, a menudo son pobres en la práctica porque no limitan qué o cuántos suministros pueden tomar los empleados.

Hay tres maneras de limitar el acceso. Primero, puedes designar a alguien para que sea el guardián de la puerta. Esta persona está a cargo de la sala de suministros; si los empleados necesitan suministros escolares, entonces deben pasar por el guardián para obtenerlos. Este es el método más eficaz para mantener el inventario, pero puede ser ineficiente para las oficinas que no tienen a alguien que pueda absorber las responsabilidades de un guardián.

En segundo lugar, se puede limitar el acceso a un grupo selecto de empleados. Instalando un teclado o poniendo una cerradura en la puerta de la sala de suministros, puedes controlar el flujo de los suministros educativos. El grupo de empleados que seleccione debe ser el único que conozca el código del teclado o que tenga una copia de la llave del almacén. Ellos pueden entonces distribuir los suministros de material escolar online para estudiantes según sea necesario.

Finalmente, puede crear un registro para que los empleados lo usen y lo mantengan en una sala de suministros abierta. Los empleados deben anotar qué suministros toman, cuántos toman y cuándo los toman cada vez que salen del cuarto de suministros. Aunque esta puede ser la más fácil de las tres opciones, también es la menos efectiva porque se basa en el sistema de honor. Los empleados pueden olvidarse de llenarlo, lo que puede causar confusión y hacer que la oficina vuelva al punto de partida. Elija la opción que sea mejor para su oficina basándose en la frecuencia con la que utiliza los suministros escolares y si su escuela ya está experimentando o no un mal uso de los suministros.

Organiza lo que ya tienes

Una vez que haya decidido cómo limitar el acceso a los suministros escoalres, es hora de organizar su sala de suministros. Facilite a los empleados la búsqueda de los suministros que necesitan agrupando artículos similares (por ejemplo, ponga clips y chinchetas en el mismo estante). Coloque los artículos de uso más frecuente en los estantes a la altura de los ojos y coloque los artículos menos populares en un lugar más alto. Si algo no se está usando, tíralo y haz una nota para no pedir más en el futuro.

Mantenga el almacén de suministros lo más ordenado posible. Anime a los empleados a poner los suministros extra en el lugar donde los encontraron. Si tiene un cuarto de suministros más grande, puede colocar una lista que explique dónde se pueden encontrar los diferentes suministros. Organizar el cuarto de suministros de esta manera también facilitará el mantenimiento de un inventario.

Úsalo primero, luego compra más

Prevenir el exceso de pedidos animando a los empleados a utilizar lo que la escuela ya tiene antes de que irrumpan en nuevos suministros. Después de cierto tiempo, el papel se volverá amarillo, las tintas y los tóners se secarán y los bolígrafos dejarán de funcionar, así que primero hay que usar lo que ya está disponible. Esto también evita que la oficina desperdicie dinero tirando los suministros que nunca se abrieron pero que se hicieron demasiado viejos para usarlos.

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Martín Joseph

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